为了加强档案资料的管理工作，提高管理水平，根据学校档案管理办法和基本建设的有关规定，特制定基建处档案资料管理办法。

一、建设项目技术文档资料包括从工程项目立项到竣工所涉及的各种技术文件资料和竣工图纸，以及政府规定办理的各种报批文件。

二、建设项目技术文档资料应按完整化、准确化、规范化、标准化、系统化的要求整理编制。

三、技术文档资料的收集必须责任落实到人，一开始就应与建设项目同步进行。工程竣工后，技术档案管理员列出应该归交的资料清单，向相关资料负责人或单位催收。技术文档资料收集责任人或单位划分如下：

1、基建处办公室：上级主管部门的立项批复、可行性研究批复、初步设计批复、基建计划、校内与归档项目有关的请示批复。

2、技术规划科项目报建岗：规划局批准的总图、验线引高的测量成果、建设用地许可证、规划许可证、施工许可证。

3、技术规划科技术服务岗：可行性研究报告、方案设计委托书及任务书、方案设计图、施工图设计要求、初步设计审查意见、施工图审查通过通知书。

4、资料员：地勘报告、初步设计、施工图、变更、工程联系单、地形图、工程声像资料。

5、计划合同科合同管理岗：有关合同。

6、计划合同科预决算岗：工程预算表、竣工决算、审计结论。

7、施工单位：建设项目竣工文件、工程技术文件、采用设备材料检验资料。

四、施工单位须提供竣工资料三套，其中两套原件、另一套可用复印件。施工单位按要求提交竣工资料后，持有档案管理人员签字的资料交接单到计划合同科支付工程尾款。

五、施工单位提供的建设项目竣工图必须图物相符、技术文档必须完整、准确、系统，这些资料先提交工程管理科负责人认可签字后方可交档案管理人员归档。

六、档案管理人员将收集到的资料分类、编目、装订成册后按照市城建档馆和校档案馆要求办好移交手续，并负责收回档案保证押金。

七、认真贯彻执行国家“档案法”和“保密法”及学校有关制度，严守国家和本单位机密，维护学校合法权益。

八、为防止档案资料丢失、缺损，在资料的接收、查阅、出借、归还等过程中，必须有严格的登记制度。

九、凡涉及国家和学校机密的文件，应及时上交校档案馆。凡查阅使用密级以上档案者，需办理审批手续。

十、档案一般只供查阅，如需外借须经处主管领导审批，并约定归还日期。档案资料原件一律不外借。

十一、查阅、借用档案者，应保证档案资料完整无损，严禁撕损、涂改、抽页、玷污。

十二、档案管理人员应做好档案资料的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作，以延长档案的使用寿命。

十三、档案发生丢失、被盗以及其他严重情况时，管理人员应及时向主管领导汇报，以便采取补救措施。