1、 填表。申办签证人员提供了全部合格、必要的材料后，需填写外国驻华使馆提供的签证申请表，填表应书写工整，不得潦草，要求填写的项目一定要填写，以免误事，表中在外停留时间应与邀请函一致。表中职务一项，应与邀函相符或填对外公开的职务。除日本、韩国外，其它一律填外文。
    2、 取到签证后，出国人员应注意签证有效期和停留期。有效期指允许进入的期限，停留期指进入该国后允许停留的时间。如日本签证，5月1日签的可在5月1日至8月1日之间的任何时间入境；停留期签了15天，则在日可停留15天。出国人员应在规定的时间内入境或过境该国，不要随意使签证过期，以免再次申办时，带来不便。回国后应在规定的时间内将护照归还发照机关保管，并记下自己的护照号码，以备再次出国查询。
    3、 国外邀请函电。除香港外一律要外文，一般应提供原件（外文应备译件），并不能过期。基本内容为国外邀请人姓名、邀请单位名称、地址、电话，被邀人姓名、详细出访目的、启程日期及在外停留时间，在外费用由谁承担等项。国外邀请函电必须真实可信，不得提供虚假材料，伪造邀请函电，编造不实身份，以免引起使馆的不满和疑虑，增加申办签证的难度。有些国家需提供返签件。关于返签：有两种，一是由邀请人向其国内有关部门（外交部、内政部或法务部等）提出申请，待批准后由邀请人将其批准件寄或传真给被邀人，送使馆，使馆方可受理；二是出国人员在外停留时间较长（3个月、6个月、1年等），使馆虽受理，但无权批准，须报请本国上述有关部门批准后，才发签证。除邀请函外，有些国家还需提供经济担保、公证书、体检表等。
    4、 申办签证请按各国驻华使馆规定时间提前办理，加快程序，减少急件。去两个或两个以上国家的应注意各个国家启程及停留时间的衔接。非经国际合作处同意出国团组、个人不得自行与各国使馆联系或个人前去使馆取出签证。更不能通过外国人到使馆查取护照。
    5、 出国前均应办妥前往国的签证，未经允许不能在国外申办第三国签证、或绕道、顺访其它国家。
    6、 申请签证时如一个团体需前往几个申根国家，申办签证时需提供他国的邀请 信。申根国家共有十个，它们是：法国、德国、西班牙、意大利、荷兰、比利时、卢森堡、葡萄牙、奥地利、希腊。