校内各单位：

根据今年学校档案工作安排,2008年档案归档工作现已经开始,请各单位近期将2007年产生的归档材料移交学校档案馆。现将移交过程中有关事项通知如下：

一、归档范围：

1、 2007年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、外事、基建、设备、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料、大事记均应归档。

2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3、各单位如有在2007年重大活动中产生的文字、声像、图表等材料要按归档要求整理专卷归档。

4、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省部级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

本次整理移交的归档材料是2007年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档，但尚未归档的文件材料。

二、归档要求：

1、各部门要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理归档工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时于6月底前移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。

2、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，因不得已使用压感纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。

3、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

 4、涉密与非密文件的移交清单分开填写，其中涉密归档材料的交接目录请用涉密机打印或将空白交接目录打印出来手填送交档案馆。

三、档案馆联系电话：88493679

档 案 馆

2008年3月6日