对文档一体化进行整体构想，必须首先从文件生命周期理论这一基础理论开始分析,研究其在形成中对文档一体化的影响。文件生命周期理论在中外经历了一个从萌芽到完善的过程，尽管中外在某些方面看法还有不一致的地方，但是作为现代档案学的一个重要的基本理论，全面的认识对于进一步开展文档一体化具有十分重要意义。

一、文件生命周期理论的基本内容

“文件生命周期”的英文表述最初是“Stages in the Life of Papers”(即文件生命阶段)，后来才演变为“Life Cycle of Records”(即文件生命周期)，其含义是指文件从产生直至因丧失价值而被销毁或者因具有长久价值而被送到档案馆永久保存的整体运动过程。

文件生命周期理论（Theory of Records’ Life Cycle）是一种文件从产生到被销毁或作为档案保存的运动过程看作一种生命现象并对其进行全方位研究的理论学说。这一理论以普遍联系和运动发展的眼光来审视文件从现行机关产生直到进入档案馆转化为档案的整体运动过程。它是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件—档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。

这一理论的基本内容可归纳为三个基本点。第一，文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；第二，文件的运动过程由于文件价值形态的变化划分为若干阶段；第三，文件在不同阶段，因其当时的价值形态而与服务对象、保存场所、管理方式之间存在内在的对应关系。

二、文件生命周期理论对文档一体化管理的意义

文件生命周期理论的形成，使档案学理论更成熟、更科学了。档案学已从传统的、作为历史学的辅助学科的历史档案学，发展为真正独立的，研究文件、档案自身规律以及文档一体化管理的现代档案学。文件生命周期理论是西方国家首创，西方档案学界将其与来源原则，并列为现代档案学的基本理论，具有重要意义，也是现代档案学成熟的一个里程碑。

对文件生命周期理论的评价问题，虽然存在不同意见，但是笔者比较支持以吴宝康、陈兆祦、何嘉荪等学者为代表的观点。高度评价文件生命周期理论的意义。吴宝康教授认为：“任何贬低文件生命周期理论或文件运动周期理论的意义和价值的思想是不切实际的。”文件生命周期理论对文档一体化管理的意义具体表现下面几点。

1、文件生命周期理论为实现文档一体化管理并对文件进行前端控制提供了理论基础

文件生命周期理论的科学含义昭示人们,文件和档案之间存在着密切的联系，表明了从文件到档案是一个连续统一、前后衔接的运动过程。现行文件的质量直接决定了档案管理的成败。它要求档案部门必需进行文件的前端控制，从而确保档案质量和管理水平，避免重复劳动，消除文件形成初期管理不善而导致档案不齐全完整等现象的出现。

既然文件和档案之间存在着这样紧密的联系,那么文件管理与档案管理也存在着紧密的联系,文件管理是档案管理的前提,档案管理是文件管理的延伸和发展,文件管理和档案管理是一个统一体的系统工程,在这个统一体中文件管理人员和档案管理人员的共同参与是文件和档案质量的重要保证,文件管理人员和档案管理人员之间也存在相互依存、相互促进的关系。

文件生命周期理论从逻辑上把文件和档案视为紧密联系又相互区别的不同阶段的同一事物,文件管理与档案管理是相互渗透、水乳交融的统一的系统工程的事实,必然形成文件、档案一体化的发展趋势。因此,文件生命周期理论为文档一体化管理提供了理论依据,文档一体化管理反映了文件生命周期理论的内在要求。

2、文件生命周期理论为文档一体化提供了可供借鉴和参考的总体上的构想和框架

文件生命周期理论揭示我们，文件在全部运动过程中先后表现出不同的作用或价值，使其在整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，针对不同的运动阶段的文件，采用适宜的存放和保管方式。因此,针对这些作用形式和价值特点,各阶段应选择不同的保管场所,采取不同的管理形式。

实现文档一体化的最终目的是要建立一个科学、合理、高效、安全的文件档案管理系统。对于这样一个管理系统的建立,应首先有一个预想的“蓝图”。文件生命周期理论可以从理论的方向,为我们提供这样一种可能。作为一种抽象的理论,它不可能从实践的角度具体构造出这个管理系统的具体组成部分,但是它可以从总体的、理论的高度上为我们提供一种合理的框架:根据文件生命周期理论对于文件生命过程各个阶段的划分,我们可以构想,将来要建成的文件档案管理系统应该至少包括针对不同阶段特点而设置的子系统(或称为部门) ,并且应该以这些子系统(部门)为核心。

此外,有一点需要指出,尽管文件生命周期理论为文档一体化从理论上提出了构想和框架,但仅仅依靠于此是不够的,还需要同具体过程中的实践探索相结合,这样才有可能真正使文档一体化走上一条科学、正确的道路。

文件生命周期理论作为一种从国外引进的文件档案管理理论,它是国外文件档案工作的实践中总结抽象出来的，因此,我们在应用文件生命周期理论于文档一体化的过程中,应该注意结合我国档案工作的具体情况,灵活地应用该理论,充分挖掘该理论在我国文档一体化进程中的作用。

三、文件生命周期理论面临的挑战

随着文档一体化不断发展，现代信息技术尤其是计算机技术和网络技术的发展以及电子文件的出现，文件生命周期理论在其发展进程中受到了很大的挑战，档案学者对于文件生命周期理论产生了不同的见解，面对挑战，国内外主流档案学者在认可和普遍接受文件生命周期理论的基础上进一步探讨这一理论对新情况的适用性，力求不断完善这一理论，使文件生命周期理论在信息时代继续发挥的指导作用。

1、文件生命周期理论概念中，“文件”含义全面的认识

根据中国传统的文件观，文件和档案是两种不同的事物。但是，国外却把档案作为文件的一部分来看，因为国外存在广义文件和狭义文件两种理解。广义文件对应的是文件运动全过程的所有阶段，这就是文件生命周期理论中“文件”的含义；狭义的文件对应的是现行和半现行两个阶段，这就是美国通常所提的“文件”的概念。

据此文件和档案的联系可解释为：档案是广义文件的一部分，档案是由狭义文件转化而来，档案与现行、半现行文件是同一事物在不同运动阶段上价值形态的体现。只有以广义文件为基点，确切地说只有将“文件”从大文件观来看待，全面包含文件从生成直至销毁或永久保存整个生命过程的一种集合概念，才能真正符合文件生命周期理论内涵的本意，本质上，以广义文件为基础的文件生命周期理论，才是文档一体化管理的理论基础。

2、文件生命周期理论具有广泛的适用范围

任何理论的真理性只能由实践来检验。文件生命周期理论的真理性已普遍为国外的文件管理、档案管理工作实践所证实。所以，文件生命周期理论不应有国界或地域的限制，相反还具有广泛的适用范围。

文件运动过程和规律作为一种客观存在，其必然有一些共同的规律，经历大致相同的运动阶段，正是这种共性的存在，才能使各国的档案学有了相互影响、相互学习和相互渗透的客观条件和依据，并逐步形成档案学的科学理论。特别是在20世纪80年代后期，以陈兆祦、何嘉荪等学者在借鉴国外文件生命周期理论，结合我国实际情况，提出的“文件运动周期理论”已经全面包含了文件生命周期理论的基本内容。中外在认识文件运动过程和规律的“殊途同归”表明，文件生命周期理论并不仅仅适用于西方国家，而是全球档案界共同的科学理论财富。

3、文件生命周期理论在新情况下必须而且能够进行自我完善和发展

信息时代文件生命周期理论面临挑战与文档一体化管理的发展基于客观世界是不断发展的,实践是不断发展的。科学理论不是绝对真理,因为理论来源于实践,人们的实践和认识是随着客观世界不断发展而深化和完善的。当客观世界新情况新问题层出不穷的时候,这就需要在实践中研究新情况新问题,不断做出新的概括,把理论推向前进。

伴随电子文件的出现，出现一种观点，对文件生命周期理论产生了怀疑，认为电子文件依附于硬件和软件系统环境生存，它存在于多元时空范围，而不是孤立地存在于时间和空间点上，因而不再有明显的运动阶段，所以用文件生命周期理论管理电子文件就存在严重问题。但是，实践证明电子文件与传统文件只是技术层面的不同，并无本质差异，电子文件同样有着从产生到销毁或永久保存的完整运动过程。澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德于20世纪90年代提出了一种名称全新的“文件连续体理论”(Theory of Records Continuum),文件连续体理论将文件的运动过程视为一个连续统一体。主要内容是构建了一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。这一多维坐标体系包括4个坐标轴—文件保管形式轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。其中文件保管形式是核心轴,因为它的变化带动了其他坐标轴的相应变化。文件连续体理论通过描述文件保管形式轴上4个坐标的变化引发形成者轴、业务活动轴和价值表现轴上特定坐标的相应变化,揭示出文件的四围运动过程。经过实践调整后，文件生命周期理论的文件运动过程的整体性和连续性更加凸现，进一步增强了文件生命周期理论在电子文件时代的适用性。

因此，通过文件生命周期理论揭示了文件的连续运动过程发生阶段性变化的根本原因，从而为文件档案一体化管理提供了科学依据。文件生命周期理论也告诫人们，对文件和档案要历史地、全过程地考察，切忌简单地割裂其生命过程。档案工作者应该重视和关心文件的产生和形成，关心文件生命的第一阶段。只有文件生命的第一阶段发育健康，文件生命的第二阶段才可能是健康的。伴随着文件生命周期理论的自我完善和发展，文件生命周期理论的整体联系和系统思想在电子文件、文档一体化时代的理论指导价值也就更加重要和突出。

参考文献 

1、黄霄羽：《魂系历史主义—西方档案学支柱理论发展研究》，中国人民大学出版社，2006年版，第95页。

2、冯惠玲、张辑哲：《档案学概论》，中国人民大学出版社，2001年版，第210页。

3、吴宝康：《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》，《档案学通讯》，1993年第1期。

4、安小米：《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》，《办公自动化系统与电子档案管理》，浙江大学出版社，2003年版，第105页。